Kas oled kunagi leidnud end olukorrast, kus inimesed hakkavad sulle privaatselt korduvaid küsimusi esitama? See võib olla eriti levinud olukord koolituste, kursuste ja programmide raames, kus inimesed soovivad täpsustusi ning abi. Kuidas aga luua piirid ja tagada selge info levik, ilma et peaksid pidevalt sama teavet sõnumites igale kliendile eraldi saatma? Täna uurimegi, kuidas vältida selliseid korduvaid olukordi ning kuidas toimida, kui need siiski tekivad.
Suuna olemasolevale teabele
Tihtipeale võivad inimesed küsida sarnaseid küsimusi seoses kursuste või üritustega, kuigi vastused võivad olla juba kuskil olemas. Kuidas sellega hakkama saada? Üks võimalus on suunata inimesed juba olemasolevale teabele, enne kui vastad nende küsimustele. Kui keegi küsib midagi, mille vastus on juba näiteks registreerumislehel või eelnevalt saadetud e-kirjades, võid julgelt jagada neile linki või suunata neid õigele lehele. See aitab luua harjumust, et inimesed otsivad vastuseid esmalt olemasolevast informatsioonist.
Selge kommunikatsioon
Koolitajana on oluline selgelt kommunikeerida, kust inimesed peaksid vastuseid otsima. Näiteks võid panna esile olulised teemad registreerumislehel, jagada tähtsat teavet e-kirjades ja suunata inimesi ka kursuse gruppi või foorumisse, kus nad saavad küsimusi esitada ja vastuseid leida. Kui inimesed teavad, kust nad saavad vajalikku infot, on suurem tõenäosus, et nad ei hakka sama küsimust privaatselt esitama.
Järjepidevus
Tõhusaks kommunikatsiooniks on oluline ka järjepidevus. Kui oled juba mõnel pool jaganud vastuseid, siis jätka sellega ka edaspidi. Inimesed hakkavad harjuma sellega, et vastused on juba olemas, ning nad ei pea korduvaid küsimusi esitama.
Tõhus kommunikatsioon ja info jagamine on võtmetähtsusega, et vältida korduvate küsimuste teket. Kui suunad inimesi juba olemasolevale teabele, õpetad neid ise vastuseid leidma ning lood selgust sellest, kust info leitav on, saad vähendada privaatsõnumite tulva ja tagada sujuva suhtluse. Lisaks hoiad kokku nii oma kui ka osalejate aega, luues toimiva süsteemi, kus vajalik info on alati kättesaadav.